Als u met Flom & Co. samenwerkt, dan verstrekt u gegevens aan ons. Dan moet u erop kunnen vertrouwen dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met deze gegevens omgaan. In deze verklaring leest u hoe we dit doen en waarom.

Waarvoor gebruiken we gegevens?

Om u goed van dienst te zijn en om ons werk zo goed mogelijk uit te voeren, verwerkt Flom & Co. bepaalde gegevens van u en/of uw organisatie, waaronder ook namen en contactgegevens. We hebben intern zorgvuldig vastgelegd hoe we dat doen en waarom. 

Wat zijn gegevens?

Bij deze gegevens kunt u denken aan: de naam (van uw en/of van uw organisatie, verblijf- of vestigingsadres, naam, telefoonnummer en e-mailadres, maar ook gegevens over overeenkomsten, producten en diensten.

Dit soort gegevens verkrijgen wij van u persoonlijk of – met instemming van u – via een organisatie. Bijvoorbeeld, als u een e-mail naar ons stuurt of u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief van Flom & Co..

Ook als u de website van Flom & Co. bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen gegevens en ook dit wordt aangemerkt als persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP-adres, een cookie of inloggegevens. Hiervoor wordt u verwezen naar onze Cookieverklaring.

Is het bedrijf een Zelfstandige zonder personeel (ZZP), dan beschouwen wij deze bedrijfsgegevens als persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Heeft u – buiten uw organisatie waarvoor u werkt – persoonlijk geabonneerd op onze nieuwsbrief, dan zijn ook dat persoonsgegevens.

Van wie verwerken we gegevens?

Van alle personen met wie we contact hebben, of die een website van Flom & Co. bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn met name gegevens van burgers en vertegenwoordigers van organisaties.

Belangrijk: als u, gegevens van een contactpersoon aan ons doorgeeft, dan bent u verplicht om diegene hierover te informeren. U kunt deze privacyverklaring dan aan deze persoon geven. Zij weten zo precies hoe Flom & Co. omgaat met hun (werk-) gegevens.

Waarvoor gebruiken we gegevens?

Flom & Co.verwerkt uw gegevens om na te gaan of u in aanmerking kan komen voor deelname aan de organisatie van Flom & Co..

Wij gebruiken al deze gegevens om ons werk te organiseren en voor interne analyses. Hierdoor kunnen wij ons werk beter doen. Bijvoorbeeld, om de wens van betrokkene in vervulling te kunnen laten gaan. En, met wie wij hierover contact hebben.

Wij benaderen met deze gegevens de contactpersonen. Immers, zij zijn voor Flom & Co. de primaire aanspreekpunten in organisaties. Zonder dat (periodiek en ad hoc) contact kan Flom & Co. niet functioneren.

Al deze gegevens worden door Flom & Co. niet verstrek aan derden. Deze gegevens zijn louter en alleen voor de bedrijfsvoering binnen Flom & Co..

Hoe gaan we met deze gegevens om?

Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met uw gegevens om. 

Toezicht op het verwerken van gegevens?

De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in wet- en regelgeving. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wetten en regels worden nageleefd. 

Wat we met uw gegevens doen, hebben we intern opgenomen in een verwerkingsregister.

Intern wordt toezicht gehouden door een Functionaris gegevensbescherming (FG). Zijn positie, taak en verantwoordelijkheid is per wet en regelgeving vastgelegd. Deze FG is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Uw gegevens binnen Flom & Co.

De gegevens komen niet verder dan alleen de organisatie van Flom & Co.. Wel werken enkele partijen voor Flom & Co. en daarmee onder supervisie van Flom & Co.. Ten allertijden is en blijft Flom & Co. hiervoor verantwoordelijk.

Wat doen we bij fraude en misbruik?

Bij fraude of misbruik kan Flom & Co. uw gegevens doorgeven aan Politie en Justitie. Ook werkt Flom & Co. mee aan verzoeken van Politie en Justitie tot het verstrekken van gegevens, indien hieraan een wettelijke grondslag ligt.

Veilig

Uw gegevens zijn bij Flom & Co. in goede handen. Flom & Co. zorgt ervoor dat uw gegevens goed beveiligd zijn. Daartoe heeft Flom & Co. een eigen veiligheidsbeleid en wordt daaraan uitvoering gegeven.

Vertrouwelijk

Onze medewerkers hebben – daar waar nodig – een geheimhoudingsverklaring getekend. Dat betekent dat zij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen geautoriseerde medewerkers mogen uw gegevens raadplegen en verwerken.

Persoonlijk contact 

Veel contacten tussen u en Flom & Co. verlopen via formulieren, telefoon, e-mail en eventueel social media. Gegevens die u daarbij doorgeeft, leggen we vast als dat nodig is.

Op verschillende manieren contact

Steeds vaker hebben personen, bedrijven en organisaties via e-mail, social media (Facebook, Twitter, WhatsApp) of via een website contact met ook Flom & Co.. Ook worden ook sms ingezet. Verder wordt ook nog veel informatie uitgewisseld via brieven en formulieren. 

Het contact met Flom & Co. is beperkt tot alleen e-mail, telefoon en sms of door middel van een formulier. Andere communicatiekanalen zijn uitgesloten. 

Het initiatief om contact te hebben kan bij u vandaan komen maar ook van Flom & Co.. De gegevens die u daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door Flom & Co. worden verwerkt. Bijvoorbeeld om uw vragen te beantwoorden.

Bezoekverslagen

Gesprekken die medewerkers hebben met contactpersonen u of met organisaties, worden door hen eenzijdig vastgelegd in een verslag. Dat verslag delen deze medewerkers met elkaar (voor zover relevant en in het belang van u) en vastgelegd in uw eigen patiënten-/cliëntendossier. Dat is voor ons een hulpmiddel om zicht te hebben op signalen, suggesties, ideeën, voorstellen, wensen en werkafspraken. Hierdoor kunnen wij tijdig, adequaat en proactief reageren in ons werk.

Bellen met ons

Als u ons belt of wij u bellen wordt het telefoongesprek niet opgenomen, tenzij het een overleg is. Dan wordt daarvan ook een verslag gemaakt.

Bewaartermijn

Gelet op financiële transacties worden de bewaartermijnen in acht genomen, zoals deze voortvloeien uit overeenkomsten enerzijds en wet- en regelgeving anderzijds. Per gegeven kan dit verschillend zijn. Uitzondering hierop zijn gegevens die wij nodig achten voor het maken van (termijn- en trend-) analyses (vanuit het verleden).

Rechten

U heeft recht op inzage, aanpassing en verwijderen van gegevens welke gerelateerd zijn aan uw persoon of een bij u betrokken organisatie, dit binnen het kader van wet- en regelgeving.

Los hiervan hebben personen het recht op inzage, aanpassing en verwijderen van gegevens, voor zover deze alleen op hem-/haarzelf betrekking heeft.

Beveiliging

De gegevens worden veilig bewaard, alsmede ook de back-ups en kopieën daarvan, zo ook worden deze veilig getransporteerd, zowel fysiek als digitaal. Immers, het gaat hierbij om gevoelige informatie. Hierbij worden algemeen aanvaarde standaards en normen toegepast.

Tot slot

Dit is de Privacyverklaring van Flom & Co.. Deze organisatie kan deze verklaring aanpassen. De laatste wijziging was op 1 oktober 2020. De meest recente versie vindt u altijd op de website van Flom & Co..